El uso de etiquetas en Confluence a un nuevo nivel

Las etiquetas de Confluence es una de las características más flexibles y potentes con las que cuenta la herramienta. Sin embargo, en muchas ocasiones no conseguimos sacar todo el partido posible.
En este post te comentamos algunas buenas prácticas y recomendaciones para poder explotar la potencia de las etiquetas en Confluence.

Definamos ‘etiqueta’ en Confluence

Como información general, las etiquetas son palabras clave que se añaden a páginas, adjuntos o espacios para facilitar la agrupación y la búsqueda de estos elementos. Es importante resaltar que las etiquetas no aceptan espacios y se almacenan en minúsculas.
Teniendo en cuenta esta información, a continuación damos nuestras recomendaciones a la hora de definir etiquetas y usarlas en vuestro equipo:

1. Nuestra primera recomendación es utilizar etiquetas en el mayor número de elementos posibles. Cuanto más nutrido de etiquetas esté el contenido, más podremos explotar esta información.
2. Usar separadores para introducir varias palabras. Como hemos comentado, las etiquetas no aceptan introducir espacios en una misma etiqueta.
   Si se necesita insertar etiquetas con más de una palabra la mejor práctica es añadir caracteres separadores como “-“ o “_”. Por ejemplo, para etiquetar un artículo como “Soporte Usuarios” podremos introducir la etiqueta “soporte-usuarios”.
   Es mejor introducir un carácter separador que poner varias palabras juntas, ya que esto es más difícil de visualizar. Por ejemplo, es más sencillo leer e identificar la etiqueta “soporte-usuarios” que la etiqueta “soporteusuarios”.
3. Las etiquetas utilizadas entre los diferentes miembros del equipo deben ser consistentes. Es muy importante buscar consistencia en las etiquetas que se introducen para evitar que hagan  referencia al mismo contenido por encontrarse escritas de diferente forma. Por ejemplo, no es lo mismo la etiqueta “bbdd” que “base-de-datos” aunque hagan referencia al mismo tipo de contenido.
   Para conseguir esta consistencia, Confluence introduce la sugerencia de etiquetas. También será muy importante la comunicación entre los miembros del equipo para utilizar el mismo etiquetado.
4. En la medida de lo posible, se recomienda que las etiquetas no sean muy largas y sean fáciles de entender. Hay que buscar que las etiquetas sean palabras clave.
5. Si el contenido se encuentra correctamente etiquetado, la mejor recomendación es el uso de las macros relacionadas con etiquetas. Macros como content by label macro, content report table macro, label list macroo related labels macro, pueden ayudarnos a crear contenido dinámico y flexible a través del uso de las etiquetas.

Etiquetas para categorizar espacios

Las etiquetas nos permiten categorizar los diferentes espacios que tenemos en Confluence. También nos permiten buscar espacios de manera más fácil desde el directorio de espacios.
En este caso, la mejor práctica con las etiquetas de los espacios es usar unos criterios claros de categorización.

Las etiquetas para categorizar espacios pueden ser definidas por los administradores del espacio. Por este motivo, es muy importante tener claros los criterios de categorización entre los diferentes espacios.
De no ser así, la funcionalidad puede ser inutilizable si cada administrador define sus propias etiquetas sin tener esta visión global. En este caso, el número de etiquetas sería muy elevado y no estarían agrupando espacios de la manera más óptima posible.

Esto cobra real importancia en las instancias de empresas grandes, ya que los equipos suelen ser muy diferentes y puede ser más complicado tener una visión holística.

Esperamos que estos consejos os puedan ayudar a organizar vuestro contenido, encontrarlo de manera más rápida y sacarle más partido al uso de las etiquetas en Confluence.

Para más información acude a la documentación oficial de Atlassian.