Con Confluence: Minutas, cómo sacar el máximo provecho a tus reunionesr

Confluence sigue siendo para muchos la herramienta más desaprovechada de la suit de productos de Atlassian. Esto ocurre por la falta de conocimiento sobre la misma, su potencial es tan basto que se puede hacer inabarcable.

Desde InlogiQ queremos proponer una serie de soluciones y configuraciones que todo usuario básico de Confluence debería conocer, independientemente del equipo en el que trabaje o el papel que desarrolle en el mismo.

En la serie de artículos “Con Confluence:…” daremos las claves para sacar el máximo provecho a esta herramienta.

¡Comencemos!

Minutas: de la reunión al papel

Lo primero es introducir dos conceptos: minuta y plantilla.

• Minuta: borrador o escrito que se hace de algo para tenerlo presente.
• Plantilla: servicio de Confluence que permite tener estructuras de páginas predefinidas.

Ahora podemos hablar de la plantilla Minuta de Confluence.

¿Cómo funciona?

La idea es que durante una reunión con el equipo, el cliente, o ambos, utilices esta funcionalidad para tomar notas. El potencial reside en la organización y en su integración con Jira:

• Distribuye una agenda para mantener las reuniones centradas en los temas a tratar.
• Toma notas y ponlas a disposición de los demás.
• Asigna acciones para que los participantes trabajen en ellas después.

Estructura

Como se puede observar la estructura es sencilla. Disponemos de cinco apartados a tener en cuenta: la fecha, los participantes, los objetivos, los puntos de discusión y los elementos de acción.

Me gustaría hacer hincapié en los dos últimos:

• Puntos de discusión: son los temas que se han comentado durante la reunión y que son necesarios para llegar al Objetivo, definido más arriba.
• Elementos de acción: son los llamados quehaceres. Las tareas necesarias para realizar los Puntos de discusión.

¿Cómo conectamos estas notas con Jira?

Ilustración 1 Ejemplo de la minuta ya redactada.

En el ejemplo de arriba podemos ver una minuta ya realizada, ahora toca convertir esta información en tareas de Jira. Lo primero es seleccionar el texto que queremos convertir en tarea. Nos aparecerá entonces un cuadro pop-up con dos opciones: realizar un comentario o crear una tarea.

Si no te aparecen estas dos opciones, comprueba si tienes activada la selección de texto.

Hacemos click sobre el icono de Jira y nos aparecerá el siguiente cuadro:

Cómo podemos observar, al seleccionar texto de una tabla te permite crear múltiples tareas, una por columna. Tenemos que escoger el Proyecto, el tipo de Tarea, y de qué columna sacará el Resumen y la Descripción. Si tuviéramos varias instancias de Jira conectadas a este entorno de Confluence nos dejaría escoger en qué instancia se van a crear las tareas.

A continuación le daríamos a Crear y ¡listo! Ya tenemos nuestras tareas creadas en el proyecto Comunicación. Además, quedarán añadidas a tu página de Confluence.

Ahora ya puedes lanzarte a tus reuniones sin miedo a perder información, sabiendo que con Confluence tienes las espaldas cubiertas.

¡Nos vemos en el siguiente artículo «Con Confluence:…«!